Мне кажется, что изначально Вам необходимо убедиться, что документы уже не пропали, что они у них находятся. Потом нужно все-таки их зарегистрировать - получить номер входящего и себе сделать копию этого листа - пусть даже текущей датой. Только с этого момента Вы можете кому-то на кого-то жаловаться и доказывать, что действительно документы отданы, а на них реакции "НОЛЬ". В пртивном случае Вы никому не докажете, что Ваши документы никто не рассматривает, и Ваше дело не двигается "с мертвой точки".